Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーで予定を作成してメールでリンクを送付する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで会議やタスクの依頼を受けた際に、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、関係者へメールで共有する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルへの投稿をきっかけに、AIが投稿内容を解析してGoogleカレンダーへ自動で予定を登録し、関係者へのメール通知までを完結できるため、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの連絡を元に、Googleカレンダーへの予定登録を手作業で行っている方
• 予定の登録漏れや関係者への共有忘れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
• チーム内のスケジュール調整やタスク共有のプロセスを効率化したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへの投稿から予定作成、メール通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
• 手動での転記や連絡作業が不要になるため、予定の登録漏れや関係者への共有ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. AI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、投稿されたメッセージから予定のタイトルや日時などを抽出します。
4. 次に、Googleカレンダーを選択し、「予定を作成」アクションで、抽出した情報を基に予定を登録します。
5. 最後に、メール送信機能で「メールを送る」アクションを設定し、関係者にGoogleカレンダーの予定リンクなどを自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIの「テキストからデータを抽出する」アクションでは、どのような情報を抽出するかを指示するプロンプトの内容や文字数などを自由に設定できます。
• メール送信機能のアクションでは、通知先のメールアドレスやメールの件名、本文などを任意の内容にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• ‍‍Microsoft TeamsとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。