Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたらTrelloカードをアーカイブする

■概要

Microsoft Teamsでの完了報告を確認し、都度Trelloのボードを開いて該当カードを手作業でアーカイブしていませんか。この一連の作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや操作ミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されたことをきっかけにTrelloカードのアーカイブが自動で実行され、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとTrelloを連携させ、タスク管理の効率を向上させたいと考えている方
• Teamsでの完了報告をもとに、Trelloボードを手動で整理しているプロジェクトリーダーの方
• 手作業によるタスクの更新漏れを防ぎ、プロジェクト管理を円滑に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿に連動してTrelloカードが自動でアーカイブされるため、手作業でのカード整理にかかる時間を短縮することができます。
• 手動操作によるアーカイブ漏れや、間違ったカードを処理してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージの内容が特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、メッセージに添付された画像ファイルなどからカードIDといった特定の文字情報を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでTrelloの「カードをアーカイブ」を設定し、前段で取得した情報をもとに該当のカードをアーカイブします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動するチームIDやチャネルID、起動間隔を任意で指定できます。
• 分岐機能では、Microsoft Teamsで取得したメッセージ本文に「完了」などの特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を進める、といった条件を自由に設定可能です。
• OCR機能では、メッセージに添付されたファイルから読み取る項目や、使用するAIモデル、対応言語などを業務に合わせて柔軟に設定できます。
• Trelloでカードをアーカイブするアクションでは、対象のボードIDやカードIDを、前段のオペレーションで取得した情報をもとに動的に指定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。