フォームからアップロードされたデータをPDF化してOneDriveに保存する

■概要

Webフォームから受け付けた申込内容や申請データを、手作業で書類に転記し、PDF化してからOneDriveに保存していませんか？この一連の作業は定型的でありながら、件数が増えると大きな負担になります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでGoogle ドキュメントを用いてPDF書類を自動で作成し、指定したOneDriveのフォルダへ保存までを完結させることができ、手作業による課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームからの申込や申請対応に多くの時間を費やしているご担当者の方
• フォームデータを手作業でPDF化しており、入力ミスや作業漏れを減らしたい方
• OneDriveを活用したデータ管理を、より効率的に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からPDF作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、PDFの保存先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ドキュメントとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、ユーザーからのデータ入力を受け付けるフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの内容を反映したPDF書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形となるドキュメントを指定できます。これにより、任意のレイアウトでPDF書類を作成することが可能です。
• OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、生成されたPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。部署や案件ごとに保存先を分けるといった運用もできます。

■注意事項‍

• Google ドキュメントとOneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。