■概要
Outlookで受信した問い合わせや顧客からの連絡メールを、一件ずつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？このような定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelへデータを更新するため、手作業による転記業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するメールの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- メールからのデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中する時間を確保したい方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや対応漏れなどの課題を解決したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ更新までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定のフォルダでメールを受信したことを検知するアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信メールの本文から会社名や担当者名などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」を設定し、抽出したデータを指定のファイルやシートに追記・更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定したり、件名や本文に特定のキーワードを含むメールのみを対象とするように設定が可能です。
- AI機能では、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、問い合わせ内容など）をカスタムすることができます。
- Microsoft Excelでは、更新対象となるドライブIDやアイテムID、シート名、テーブルの範囲を指定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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