Googleフォームで受け取った情報からfreee請求書で請求書を作成してGmailに送信する

■概要

Googleフォームで受け取った注文や依頼情報を、手作業でfreee請求書に転記して請求書を作成し、Gmailで送付する、といった一連の作業に手間を感じてはいないでしょうか。この作業は、転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーが発生しやすく、業務の正確性を損なう原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点に、freee請求書での請求書作成とGmailでの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとfreee請求書を用いた請求書作成・送付業務に手間を感じている方
• 請求情報の転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい経理担当者の方
• 請求書発行などの定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答から請求書作成、メール送付までの一連の流れが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムがフォームの回答内容を正確に反映して処理を行うため、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、freee請求書、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」アクションを設定し、フォームの回答内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでfreee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、取得した回答情報をもとに請求書を作成します。
5. さらに、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、作成された請求書PDFをダウンロードします。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書を添付して取引先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動対象としたいフォームIDやフローを起動する間隔を任意で設定してください。
• Googleフォームの回答取得アクションでは、情報を取得するフォームのIDと特定の回答IDをそれぞれ設定します。
• freee請求書の請求書作成アクションでは、事業所ID、取引先ID、消費税区分、摘要（品名）などを、フォームの回答内容に応じて設定してください。
• RPA機能のブラウザ操作アクションでは、請求書をダウンロードするページのURLやクリックする要素などを、実際の画面に合わせて指定します。
• Gmailのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、フォームの回答内容を本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。