Googleフォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Chatworkに通知する

■概要

注文内容を手作業でfreee請求書に入力して見積書を作成し、さらにChatworkで関係者に通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、freee請求書での見積書発行からChatworkへの通知までを自動化できるため、入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee請求書で見積書を作成している営業担当者の方
• 見積書作成後のChatworkでの社内共有や顧客通知を手作業で行っている方
• 見積書発行業務の自動化により、ミスを削減し顧客対応を迅速化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの回答に基づいてfreee請求書で見積書が自動作成され、Chatworkに通知されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
• 手作業による見積内容の転記ミスや、Chatworkへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、freee請求書、ChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションを設定して、Googleフォームの回答情報から該当する取引先を検索します。
4. 次に、オペレーションでfreee請求書を選択し、「見積書の作成」アクションを設定して、検索した取引先情報とGoogleフォームの回答内容に基づいて見積書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションを設定し、作成された見積書の情報やステータスを指定した宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、見積依頼用など、自動化の起点としたい任意のフォームIDを指定してください。
• freee請求書で見積書を作成するアクションでは、Googleフォームから取得した会社名や品名、単価などの情報を、freee請求書の対応する項目に変数として設定したり、定型文などの固定値を設定したりすることが可能です。
• Chatworkへの通知アクションでは、通知先のルームや担当者を任意で設定できるほか、メッセージ本文にGoogleフォームの回答内容やfreee請求書で作成された見積書の情報などを変数として埋め込み、具体的な情報を共有するようカスタムできます。

■注意事項

• Googleフォーム、freee請求書、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133