Hubspotのフォーム内容をもとにMicrosoft Excelの情報を更新する

■概要

HubSpotのフォームから獲得した新しいリード情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？このような定型的なデータ入力作業は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると自動でMicrosoft Excelの情報を更新し、手作業による手間やミスを削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで獲得したリード情報をMicrosoft Excelで管理しているマーケティング担当者の方
• フォームからの情報を手作業で転記する手間や、入力ミスをなくしたいと考えている方
• SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotのフォーム送信をきっかけにMicrosoft Excelの情報が自動で更新されるため、データ転記作業の時間を削減できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをそれぞれYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「アプリトリガー」を設定して、特定のフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「データベースを操作する」アクションを設定して、トリガーで取得した情報を基に特定のファイルやシートの情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、どのフォームが送信されたときにワークフローを起動させるか、対象のフォームIDを設定してください。
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、更新対象となるファイルのドライブIDやアイテムID、シート名、テーブルの範囲を指定します。

■注意事項

• HubspotとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。