Google スプレッドシートで請求書情報が登録されたらfreee請求書で請求書を作成し、Gmailで送信する

■概要

毎月発生する請求書の発行業務について、正確性が求められる一方で、定型的な作業に時間を取られていませんか。特にGoogle スプレッドシートで情報を管理し、freee請求書へ手入力している場合、手間や入力ミスのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、freee請求書での請求書作成からGmailでの送付までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとfreee請求書を使い、請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
• 請求書送付までをGmailで行っており、一連のプロセスを効率化したいと考えている方
• 請求業務におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報登録を起点に、請求書作成とメール送信が自動で完結するため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記やメール作成が不要になるため、金額の入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、freee請求書、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、請求に必要な情報を取得します。
3. 次に、freee請求書を選択し、「請求書の作成」アクションを設定して、取得した情報をもとに請求書を作成します。
4. 次に、ブラウザを操作機能を設定し、作成した請求書の確定やPDFのダウンロードなどを行います。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取引先に請求書を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
• メールの件名や本文には、固定の文章だけでなく、Google スプレッドシートから取得した取引先名や金額などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• ‍‍freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691