Hubspotのフォーム内容をもとにMicrosoft Excelで書類を作成する

■概要

Hubspotのフォームから得た情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記して書類を作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Hubspotのフォームが送信されたら、その内容をもとに自動でMicrosoft Excelの書類を発行できます。定型的な書類作成業務を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Hubspotのフォームを活用したリード獲得や顧客管理を行っているご担当者の方
• フォームの送信情報を基に、手作業でMicrosoft Excelの書類を作成している方
• 顧客情報や申し込み内容の転記作業を自動化し、ミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Hubspotのフォーム送信をトリガーに自動で書類が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記や書類作成の時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubspotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubspotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、Hubspotのフォームから取得した情報をマッピングすることで、指定のテンプレートから書類が自動で作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Hubspotのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
• Microsoft Excelで書類を発行する際、Hubspotのどのフォーム項目を書類のどの部分に出力するかを、業務内容に合わせて自由にマッピングできます。

■注意事項

• ‍‍HubSpotとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。