■概要
Microsoft SharePointのリストを更新した際、チームへの情報共有を手作業で行うことに手間を感じていませんか。
更新のたびにビジネスチャットツールを開いて連絡する作業は、時間的な負担になるだけでなく、通知の漏れや遅れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されたら、directに必要な情報を自動で通知できます。
手作業による情報共有のプロセスを効率化し、迅速な連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで管理する情報の更新を、手作業でdirectに通知している方
- リストへのアイテム追加を迅速にチームへ共有し、対応の漏れや遅れを防ぎたい方
- 手作業による情報伝達を自動化することで、業務の属人化を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのアイテム追加をトリガーに自動で通知が実行されるため、これまで手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「リストにアイテムが追加・更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定し、SharePointから取得した情報を含んだメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知のきっかけとするサイトとリストを設定してください。
- directへのメッセージ投稿オペレーションでは、通知を送信したいトークルームを指定します。
メッセージ本文には、SharePointのリストから取得したアイテムの内容などを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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