■概要
取引先からGmailに届く請求書などの添付ファイルに対し、内容を確認して関係者に共有する作業を手作業で行っていませんか？
この一連の作業は確認漏れや転記ミスの原因となるだけでなく、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルを自動でOCRが読み取り、その内容をdirectに通知するため、手作業による確認・共有業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った請求書などの内容確認と共有を手作業で行っている方
- 添付ファイルの内容をdirectへ転記する際に、入力ミスや共有漏れを防ぎたい方
- 定型的な帳票処理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに添付ファイル付きのメールが届くと自動で内容を読み取りdirectへ通知するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのファイル確認や内容の転記が不要になるため、確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとdirectをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定します。
- 最後に、directの「メッセージを投稿」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のトークルームに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- YoomのOCR機能では、読み取りたい項目（例：請求金額、会社名、日付など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出できます。
- directに投稿するメッセージ内容は自由に編集でき、OCR機能で読み取ったファイルの内容を変数として本文に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、directのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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