Googleフォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、directに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた申込書や請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、関係者へ連絡する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが添付されると、自動でファイル内の文字情報を読み取り、その内容をdirectへ通知することが可能です。手作業による確認や転記の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った添付ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方
• OCR機能を活用し、ファイル内の文字情報の抽出と共有を自動化したいと考えている方
• directを利用しており、手作業による通知の手間や共有漏れをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答から文字情報の読み取り、通知までを自動化し、手作業でのファイル確認や転記に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、directをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得した添付ファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を本文に含めて投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、このワークフローを起動させたい対象のフォームを任意で指定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取るファイルのどの部分からテキストを抽出するかを任意にカスタムすることが可能です。
• directへの通知アクションでは、メッセージを投稿するトークルームを任意に設定できます。また、通知するメッセージ本文は、OCRで読み取った内容などの動的な情報と、固定のテキストを組み合わせて自由に作成できます。

■注意事項

• Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。