Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、directに通知する

■概要

Google Driveに格納された請求書や申込書の内容を目視で確認し、チャットツールに手動で通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけでOCRが内容を自動で読み取り、directへ通知するため、一連の確認・連絡業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveのファイルをOCRで読み取り、手作業でdirectに通知している方
• 請求書や申込書などの帳票処理における確認や転記作業に手間を感じている方
• ファイルの内容確認や通知業務を自動化し、人的ミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納から内容の読み取り、directへの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での確認や転記が不要になるため、読み取り内容の間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとdirectをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を特定のトークに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• directの「メッセージを投稿」アクションでは、通知先となるトークIDを任意で設定してください。
• 通知メッセージの本文は、OCR機能で読み取った文字情報を変数として挿入したり、定型文を追加したりと、自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Google Drive、directのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。