Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信する
Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Googleドキュメント
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している請求情報をもとに毎月請求書を作成し、Outlookから手作業で送付していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや送信漏れを防ぐ必要があるため、時間と工数がかかります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけでGoogleドキュメントを雛形とした請求書が自動で発行され、Outlookから指定の宛先に送付されるため請求業務に関する一連の作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとOutlookを用いた請求書発行業務に手間を感じている経理や営業担当者の方
- 請求書の金額や送付先の入力ミスといった、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- 毎月の請求業務から解放され、企画立案などのコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると、請求書の発行からメール送信までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記や宛先の設定が不要になるため、金額の入力ミスや送信先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに請求書を発行します。
- オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先や関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象とするシートやテーブルの範囲、更新を検知したい列などを任意で設定してください。
- 分岐機能では「ステータスが“発行”になったら」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定できます。
- Googleドキュメントの書類発行アクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書の雛形を用意してください。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを任意で設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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行が追加されたら
行が更新されたら
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
タスクが作成されたら
本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
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シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
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値を置換する
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行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
範囲に値を入力
セルに画像を埋め込む
特定の列でソート
シートを非表示にする
指定のセルにメモを追加する
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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