Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信する

■概要

Google スプレッドシートで管理している請求情報をもとに毎月請求書を作成し、Outlookから手作業で送付していませんか？この定型的な作業は、入力ミスや送信漏れが許されないため時間だけでなく精神的な負担もかかります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけでGoogleドキュメントをひな形とした請求書が自動で発行され、Outlookから指定の宛先に送付されるため請求業務に関する一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとOutlookを用いた請求書発行業務に手間を感じている経理や営業担当者の方
• 請求書の金額や送付先の入力ミスといった、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
• 毎月の請求業務から解放され、企画立案などのコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの行が更新されると、請求書の発行からメール送信までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記や宛先の設定が不要になるため、金額の入力ミスや送信先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し「行が更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに請求書を発行します。
5. オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象とするシートやテーブルの範囲、更新を検知したい列などを任意で設定してください。
• 分岐機能では「ステータスが“発行”になったら」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定できます。
• Googleドキュメントの書類発行アクションでは、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
• Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを任意で設定可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。