■概要
WordPressで新しい記事を公開するたびに、その内容をPDFに変換し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、WordPressでの記事公開をきっかけに、内容を自動でPDF化しOutlookから即座に送信できます。記事コンテンツの共有プロセスを効率化し、より迅速な情報伝達を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- WordPressで公開した記事の関係者への共有を手作業で行っているWebメディア担当者の方
- コンテンツの共有プロセスを自動化し、情報伝達のスピードを向上させたいと考えている方
- 手作業によるPDF化やメール送信での、共有漏れや遅延といったミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 記事公開後のPDF作成からメール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による共有漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速かつ確実にコンテンツを届けることが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WordPress、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWordPressを選択し、「投稿が公開されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、公開された記事の内容をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類をPDF形式で添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、To、Cc、Bccに送信したい宛先を自由に設定することが可能です。
- メールの件名や本文に、トリガーで取得したWordPressの記事タイトルやURLなどの情報を含めることで、より分かりやすい通知ができます。
■注意事項
- WordPress、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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