OneDriveに登録された画像をもとにMicrosoft Excelで見積書を発行し、Slackに通知する

■概要

取引先から受け取った発注書や手書きのメモなどの画像から、手作業で見積書を作成していませんか。目視での確認や手入力は時間がかかるうえ、転記ミスなどのヒューマンエラーが起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダに画像を保存するだけで、OCR機能が文字情報を読み取り、Microsoft Excelで見積書を自動で発行します。作成された書類は自動でSlackに通知されるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存した画像をもとに、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
• Microsoft Excelでの書類作成とSlackでの共有作業を効率化したいと考えている方
• OCR技術を活用して、紙媒体や画像の情報をデータ化する業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 画像アップロードから書類発行、関係者への共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや計算間違いを防ぎ、正確な見積書作成の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDrive、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」を選択し、あらかじめ用意したテンプレートにOCRで読み取った情報を差し込み、書類を発行します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」を設定し、作成された見積書を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいドライブIDやフォルダID、起動間隔を任意で指定してください。
• OCR機能では、画像から抽出したい項目（例：会社名、品番、金額など）や、使用するAI、言語を自由に設定できます。
• Microsoft Excelでの書類発行では、使用するテンプレートのファイルIDや書類の保存先フォルダID、出力ファイル名などを指定できます。
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンバー、メッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Excel、OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。