フォームの回答内容をMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Webサイトに設置したフォームからの問い合わせや申し込みがあった際、担当者への連絡や内容の確認に手間がかかっていませんか。対応が遅れることで、ビジネスチャンスを逃してしまうケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームに回答が送信されると、その内容を即座にMicrosoft Teamsへ自動で通知できます。手作業による確認や連絡の手間をなくし、迅速な一次対応を実現することで、業務効率の改善に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの回答内容を、手作業でMicrosoft Teamsに転記・共有しているご担当者の方
• 問い合わせや申し込みの見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有体制を構築したい方
• 顧客対応の初動を早めることで、サービス品質や顧客満足度を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されると、即時にMicrosoft Teamsへ通知されるため、確認や共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報伝達の際に起こりがちな、連絡漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのMicrosoft TeamsアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションでフローが起動するように設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーは、テキスト入力、選択式、ファイルアップロードなど、用途に応じて質問項目や回答形式を自由に設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送るチームやチャネルを任意で指定可能です。また、本文には固定のメッセージに加え、フォームで取得した回答内容を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。