Googleカレンダーで予定が更新されたら、Geminiで内容を判定しGoogle スプレッドシートを更新する

■概要

Googleカレンダーの予定を確認し、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務は、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Googleカレンダーで予定が更新されると、その内容をGeminiが自動で判定し、Google スプレッドシートの対応するレコードを更新するため、予定管理にかかる工数を削減し、情報の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを用いてタスクやアポイントメントを管理している方
• Geminiをはじめとする生成AIを活用し、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による情報転記での入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーの予定更新を起点に、Geminiでの内容判定からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記や内容判断が不要になるため、入力ミスや分類間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleカレンダー、Gemini、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションでカレンダーの予定内容を判定するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Geminiの判定結果をスプレッドシートに反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、対象とするカレンダーのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。
• Geminiのオペレーションでは、使用するモデルや、予定内容をどのように判定・要約させたいかなどを指示するプロンプトやシステムプロンプトを自由にカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートのアクションでは、更新対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブルの範囲を指定し、どのレコードを更新するかの条件と更新後の値を設定してください。

■注意事項

• Googleカレンダー、Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。