Jotformの回答をGeminiで要約した内容が特定条件の場合、担当者へメール通知する

■概要

Jotformで受け取る問い合わせやアンケートの回答は、一つひとつ内容を確認し、重要な情報を担当者へ共有する作業に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Jotformに届いた回答をGeminiが自動で要約し、その内容が特定の条件を満たした場合にのみ担当者へメールで通知することが可能です。手作業による確認・共有プロセスを自動化し、迅速かつ的確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受け付けた問い合わせやアンケートの対応を効率化したいと考えている方
• Geminiを活用して長文のテキストを要約し、内容を素早く把握したいと考えている方
• 重要な通知のみを担当者へ自動でエスカレーションする仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformの回答取得からGeminiでの要約、担当者への通知までを自動化し、定型業務にかかっていた時間を削減できます。
• 条件に基づいて自動で通知されるため、重要な情報や緊急の問い合わせの見落とし、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Gemini、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
4. 続いて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションで、Jotformから取得した回答内容を要約するよう設定します。
5. 次に、分岐機能を使って、Geminiが生成した要約内容が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合に担当者へ通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Geminiが生成した要約テキストに特定のキーワードが含まれている場合など、任意の条件を設定して後続のメール送信オペレーションを制御できます。
• Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、件名や本文には、Jotformの回答内容やGeminiの要約結果といった動的な情報を自由に埋め込むことが可能です。
• メール本文には、固定の挨拶文や署名などを自由に追加でき、送信先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）も任意で設定できます。

■注意事項

• Jotform、Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。