フォームが送信されたら、AIでeラーニング計画表を作成しGmailで通知する

■概要

フォームからの申し込みや問い合わせがあった際に、個別のeラーニング計画を作成し、手作業で通知する業務は、時間と手間がかかるだけでなく、本来注力すべき業務を圧迫していませんか。また、手作業では内容の均質化やパーソナライズが難しいという課題も考えられます。このワークフローを活用すれば、フォームトリガー機能でフォームが送信されると、AI機能が内容に応じたeラーニング計画表を自動で作成し、Gmailで通知までを自動化できるため、これらの課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム受付後のeラーニング案内や計画作成を手作業で行っている研修担当者の方
• AI機能を活用し、個々のニーズに合わせた学習計画の提供を検討している教育関連部門の方
• Gmailでの定型的な通知業務を自動化し、コア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からeラーニング計画表の作成、そしてGmailでの通知までの一連のプロセスを自動化することで、手作業に費やしていた時間を削減し、迅速な情報提供を可能にします。
• AI機能が計画表を作成するため、担当者による内容の偏りを減らし、一定の品質を保ったパーソナライズされたeラーニング計画の提供が期待できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomのマイアプリへ連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。ここで、eラーニング計画の作成に必要な情報を収集するためのフォーム項目を作成、設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。このステップで、フォームトリガー機能で受け取った情報に基づき、AIがeラーニング計画表を生成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定します。ここで、AI機能が生成した計画表をメール本文に含め、フォームの送信者へ自動で通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能においては、eラーニング計画の作成に必要な情報（例：現在のスキルレベル、学習希望分野、目標など）を収集するため、任意の項目を自由に設計し、設定してください。
• AI機能で「テキストを生成する」アクションを設定する際、生成されるeラーニング計画表の内容をより詳細かつ適切にするため、プロンプトを具体的にカスタムすることが可能です。フォームで取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むこともできます。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、メールの件名や本文に、AI機能が生成した計画表の内容やフォームで取得した情報を変数として利用できます。また、固定の挨拶文や署名などを設定することも可能ですし、送信先のメールアドレスも任意で指定できます。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。