Typeformで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する

■概要

オンラインフォームの回答をもとに、手作業で書類を作成してクラウドストレージに保存する作業は、時間と手間がかかる上に、転記ミスなどのリスクも伴います。特に、申込書やアンケートなど、日々多くの回答が寄せられる業務では大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Typeformでフォームが送信されると、その内容をもとにPDF書類を自動で作成し、Boxの指定フォルダへ保存するため、こうした定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• TypeformとBoxを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
• フォームの回答内容を手作業で書類に転記する際に発生する、入力ミスや漏れを防ぎたい方
• 申込や問い合わせへの対応を迅速化し、顧客満足度や業務品質の向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Typeformへの送信を起点にPDF書類の作成からBoxへの保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータの転記やファイルの保存作業がなくなることで、入力間違いや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Typeform、Googleスプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションで、自動化の起点となるフォームを設定します。
3. 続いて、オペレーションでTypeformの送信内容を取得し、Googleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションでPDF書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDF書類を指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Typeformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
• Googleスプレッドシートで書類を発行するアクションでは、PDFのテンプレートとして使用するファイルや、フォームの回答を反映させるセルを任意で指定します。
• Boxにファイルをアップロードするアクションでは、作成したPDFの保存先となるフォルダを任意で設定してください。