Typeformで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する

■概要

Typeformで収集したアンケートや申込情報を、手作業で書類に転記し、Dropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は単純ですが、入力ミスや保存漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい側面もあります。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォーム送信をきっかけに、書類の自動発行からDropboxへの保存までが完了するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
• 手動でのアップロードによる、Dropboxへの書類保存漏れを防ぎたい方
• 定型的な書類発行業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Typeformのフォーム送信を起点に書類発行と保存が自動で完結するため、手作業による転記やアップロードの時間を短縮できます。
• 人の手による作業を介さないため、入力情報の転記ミスやDropboxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TypeformとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Typeformの回答内容を書類の雛形に反映させます。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を任意のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Typeformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを指定したり、ファイル名をTypeformの回答内容に応じて動的に設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Dropbox、Googleドキュメント、TypeformのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーのアウトプット取得方法は下記を参考に行ってください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443