Jotformで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する

■概要

Jotformで収集したアンケートや申込情報を、都度手作業で書類に転記し、Dropboxへ保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その情報をもとに書類を自動で発行しDropboxに保存までの一連の流れを自動化でき、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで集めた情報をもとに、手作業で書類を作成・発行しているご担当者の方
• 作成した書類をDropboxへ手動でアップロードし、管理に手間を感じている方
• フォーム回答の確認から書類発行、保存までの一連の業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム送信を起点に書類発行からDropboxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、Dropboxへのファイル保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォーム情報を取得します。
4. さらに、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに書類を生成します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された書類を指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
• Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、書類を保存するフォルダやアップロードする際のファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Dropbox、Googleドキュメント、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581