Typeformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする

■概要

Typeformで収集したアンケートや申込フォームの回答を、一件ずつ手作業でPDF化し、Microsoft SharePointに保存していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、Typeformのフォーム送信をきっかけに、回答内容を元にしたPDFを自動で生成し、指定のMicrosoft SharePointフォルダへアップロードするため、こうした手作業による課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで収集した回答を手作業でPDF化し、管理している方
• 回答内容をMicrosoft SharePointで管理しており、入力や保存作業を効率化したい方
• 手作業によるデータ転記やファイル保存時のヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Typeformへの回答をトリガーに、PDF作成からMicrosoft SharePointへのアップロードまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスやファイルの命名規則の間違い、アップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Typeform、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、あらかじめ用意したテンプレートからPDFを生成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定して、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Typeformのトリガーでは、自動化の対象としたいフォームをご自身の環境に合わせて設定してください。
• Googleスプレッドシートの「書類を発行する」オペレーションでは、PDFの元となるテンプレートや、Typeformの回答内容を反映させる項目を任意で設定します。
• Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先となるサイトやフォルダを任意で指定してください。
• Microsoft SharePointとの連携には、Microsoft 365の一般法人向けプランのアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。