Tallyで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する

■概要

Tallyで受け付けた申し込み情報を元に、手作業で見積書や申込書を作成していませんか。こうした手作業による書類作成や管理は、入力ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの原因となり、業務の非効率を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されると、Google ドキュメントで自動で書類が発行され、指定のDropboxフォルダに保存されるため、一連の作業を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで収集した情報を元に、手作業で書類を作成・管理している方
• 書類作成時のコピー＆ペーストによる、転記ミスなどの課題を解消したい方
• 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyのフォーム送信を起点に、書類発行からDropboxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記やファイルの保存作業が不要になるため、入力間違いや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Tally、Google ドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Tallyから取得した情報を書類の雛形にマッピングします。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した書類を指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
• Dropboxのアクションでは、発行した書類をアップロードする先のフォルダや、ファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Dropbox、Google ドキュメント、TallyのそれぞれとYoomを連携してください。