■概要
Zoho Formsで集めた申込情報やアンケート結果を基に、手作業で書類を作成しDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか？この手作業は、入力ミスや保存漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、書類発行からDropboxへの保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsで得た情報をもとに、手作業で書類発行や保存を行っている方
- Dropboxを契約書や申込書の保管庫として利用し、手動でのアップロードに非効率を感じている方
- 書類作成から保管までの一連の業務フローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsへのフォーム送信を起点に、書類発行からDropboxへの保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho Forms、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、Zoho Formsで取得した情報を基に「書類を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定して、発行した書類を任意のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやアップロードするファイル名は任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、Googleドキュメント、Zoho FormsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
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