Zoho Formsで送信された情報で書類を発行し、Dropboxに保存する

■概要

Zoho Formsで集めた申込情報やアンケート結果を基に、手作業で書類を作成しDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか？この手作業は、入力ミスや保存漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、書類発行からDropboxへの保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで得た情報をもとに、手作業で書類発行や保存を行っている方
• Dropboxを契約書や申込書の保管庫として利用し、手動でのアップロードに非効率を感じている方
• 書類作成から保管までの一連の業務フローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsへのフォーム送信を起点に、書類発行からDropboxへの保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho Forms、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、Zoho Formsで取得した情報を基に「書類を発行する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定して、発行した書類を任意のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやアップロードするファイル名は任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Dropbox、Googleドキュメント、Zoho FormsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708