Tallyで送信された内容をもとにPDFを作成してMicrosoft SharePointに保存する

■概要

Tallyで受け付けた申込やアンケートの情報を、手作業でPDF化しSharePointへ保存する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどの懸念がありませんか。このワークフローを活用することで、Tallyのフォームが送信されると、その内容を元にしたPDFが自動で生成され、指定のMicrosoft SharePointフォルダに保存されます。面倒な繰り返し作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで受けた情報を手作業でPDF化し、ファイル管理を行っている方
• 手作業によるデータの転記や、ファイルのアップロードミスをなくしたい方
• 複数のSaaSを連携させて、定型業務の自動化や効率化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyでフォームが送信されると、PDFの作成から保存までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 人の手による作業を介さないため、入力内容の間違いやファイル名の誤り、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Tally、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、自動化の起点としたいフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。トリガーで受け取った情報を用いてPDFを生成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Tallyのトリガー設定では、どのフォームが送信された際にワークフローを起動させるか、対象のフォームを任意で設定してください。
• Googleスプレッドシートで書類を発行するアクションでは、PDFの元となるテンプレートファイルやシートを任意で指定してください。
• Microsoft SharePointにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。