Yoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する

■概要

フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Yoomフォームで受け付けた情報を元に、手作業で書類を作成している担当者の方
• GoogleドキュメントとGoogle Driveを使い、定型的な書類作成業務を行っている方
• 申請書や申込書など、フォームを活用した業務フロー全体の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答があると書類発行から保存までを自動で実行するため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手作業での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させるテンプレート書類を指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を任意のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや、アップロードするファイル名を任意で設定してください。