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【ラクラク設定】フォームのデータをGoogle Driveと自動的に連携する方法
フォームから送信されたデータで資料を作成し、それをGoogle Driveで保管・共有する場合、まずはフォームのデータを確認して、それを手動で転記し書類にした後、さらにGoogle Driveにアップロード…というステップを踏む必要があります。
「これ、もう少し簡単にならないかな？」なんて思ったことはありませんか？
今回はこのようなお悩みを抱えている方のために、ノーコードツールYoomを活用した自動化の方法をご紹介します！
各ツールのフォームとGoogle Driveを連携することで、書類の作成から格納までが一気に自動化するため、業務効率の向上や時間の節約、業務負担の削減などが実現できるはずです。
業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Driveとフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomフォームで受け付けた情報を元に、手作業で書類を作成している担当者の方
- GoogleドキュメントとGoogle Driveを使い、定型的な書類作成業務を行っている方
- 申請書や申込書など、フォームを活用した業務フロー全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると書類発行から保存までを自動で実行するため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させるテンプレート書類を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を任意のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや、アップロードするファイル名を任意で設定してください。
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomフォームで受け付けた情報を元に、手作業で書類を作成している担当者の方
- GoogleドキュメントとGoogle Driveを使い、定型的な書類作成業務を行っている方
- 申請書や申込書など、フォームを活用した業務フロー全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると書類発行から保存までを自動で実行するため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させるテンプレート書類を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を任意のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや、アップロードするファイル名を任意で設定してください。
Google Driveとフォームを連携してできること
Google Driveと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをGoogle Driveに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにYoomとGoogle Driveの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
YoomフォームのデータをGoogle Driveに連携する
Yoomフォームの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomフォームで受け付けた情報を元に、手作業で書類を作成している担当者の方
- GoogleドキュメントとGoogle Driveを使い、定型的な書類作成業務を行っている方
- 申請書や申込書など、フォームを活用した業務フロー全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると書類発行から保存までを自動で実行するため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させるテンプレート書類を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を任意のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや、アップロードするファイル名を任意で設定してください。
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomフォームで受け付けた情報を元に、手作業で書類を作成している担当者の方
- GoogleドキュメントとGoogle Driveを使い、定型的な書類作成業務を行っている方
- 申請書や申込書など、フォームを活用した業務フロー全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると書類発行から保存までを自動で実行するため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させるテンプレート書類を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を任意のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや、アップロードするファイル名を任意で設定してください。
GoogleフォームのデータをGoogle Driveに連携する
Googleフォームの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Googleサービスを使用していれば無料で幅広いデータ形式のフォームが作れるGoogleフォームもGoogle Driveと連携することができます。
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
- 書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
- 業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
- GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- データ入力の手間を削減：Googleフォームの回答が自動的にGoogleドキュメントに反映され、手動での転記作業が不要になります。
- ファイル管理の効率化：生成された書類が自動的にGoogle Driveに整理・保存されるため、ファイルの探しやすさが向上します。
- 業務の正確性向上：自動化によりヒューマンエラーを防ぎ、正確な書類作成が可能になります。
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
- 書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
- 業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
- GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- データ入力の手間を削減：Googleフォームの回答が自動的にGoogleドキュメントに反映され、手動での転記作業が不要になります。
- ファイル管理の効率化：生成された書類が自動的にGoogle Driveに整理・保存されるため、ファイルの探しやすさが向上します。
- 業務の正確性向上：自動化によりヒューマンエラーを防ぎ、正確な書類作成が可能になります。
TypeformのデータをGoogle Driveに連携する
Typeformの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とGoogle Driveを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
■概要
「Typeformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、フォームの回答データを自動的に文書化し、クラウド上に整理する業務を効率化します。
このワークフローを利用することで、回答内容を基に自動で書類を生成しGoogle Driveに保存するプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformを活用して顧客や社員からの回答を集めている方
- 手動でGoogleドキュメントに回答内容を反映させる作業に時間を取られている方
- データの整理・保存を効率化し、Google Drive上で一元管理したい方
- 業務プロセスの自動化を検討している中小企業の管理者の方
- フォームデータを活用したレポート作成を簡略化したいマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：手作業を自動化することで、ドキュメント作成にかかる時間を削減できます。
- データの一貫性確保：Typeformの回答内容に基づいて統一された書類を生成し、誤りを防ぎます。
- クラウド管理の簡便化：生成された書類が自動的にGoogle Driveに保存され、アクセスや共有が容易になります。
■概要
「Typeformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、フォームの回答データを自動的に文書化し、クラウド上に整理する業務を効率化します。
このワークフローを利用することで、回答内容を基に自動で書類を生成しGoogle Driveに保存するプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformを活用して顧客や社員からの回答を集めている方
- 手動でGoogleドキュメントに回答内容を反映させる作業に時間を取られている方
- データの整理・保存を効率化し、Google Drive上で一元管理したい方
- 業務プロセスの自動化を検討している中小企業の管理者の方
- フォームデータを活用したレポート作成を簡略化したいマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：手作業を自動化することで、ドキュメント作成にかかる時間を削減できます。
- データの一貫性確保：Typeformの回答内容に基づいて統一された書類を生成し、誤りを防ぎます。
- クラウド管理の簡便化：生成された書類が自動的にGoogle Driveに保存され、アクセスや共有が容易になります。
JotformのデータをGoogle Driveに連携する
Jotformの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Jotformの豊富なウィジェットで作成したフォームの回答データを余すことなく、Google Driveに連携することができます。
■概要
「Jotformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、Jotformで収集したデータを活用して自動的に書類を作成し、Google Driveに整理して保存します。
このプロセスにより手動での書類作成やファイル管理の手間が省け、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めたデータを効率的に書類化したい方
- GoogleドキュメントとGoogle Driveを日常的に利用している方
- 書類作成やファイル保存にかかる時間を削減したい事務担当者の方
- データ管理を自動化し、業務プロセスを最適化したいビジネスオーナーの方
- 繰り返し行う書類作成業務を簡略化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：Jotformの回答を元に自動で書類が作成されるため、手動の入力作業が不要になります。
- データ管理の一元化：Google Driveに自動保存されるため、書類の整理や共有が容易になります。
- ヒューマンエラーの防止：自動化により、手動入力時のミスを減らし、正確なデータ管理が可能です。
■概要
「Jotformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、Jotformで収集したデータを活用して自動的に書類を作成し、Google Driveに整理して保存します。
このプロセスにより手動での書類作成やファイル管理の手間が省け、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めたデータを効率的に書類化したい方
- GoogleドキュメントとGoogle Driveを日常的に利用している方
- 書類作成やファイル保存にかかる時間を削減したい事務担当者の方
- データ管理を自動化し、業務プロセスを最適化したいビジネスオーナーの方
- 繰り返し行う書類作成業務を簡略化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：Jotformの回答を元に自動で書類が作成されるため、手動の入力作業が不要になります。
- データ管理の一元化：Google Driveに自動保存されるため、書類の整理や共有が容易になります。
- ヒューマンエラーの防止：自動化により、手動入力時のミスを減らし、正確なデータ管理が可能です。
TallyのデータをGoogle Driveに連携する
Tallyの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
シンプルなフォームのTallyもAPIを使うことで、Google Driveにデータを連携することができます。ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
■概要
「Tallyの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、Tallyフォームから収集したデータを自動的にGoogleドキュメントに反映し、Google Driveに整理して保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力や書類作成の手間を削減し効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyを活用して顧客や従業員からの情報を収集している業務担当者
- GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に利用している事務職の方
- データ入力や書類作成の手間を減らし、業務効率を向上させたい企業の方
- 業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者や管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：Tallyの回答を自動で書類化し、Googleドキュメントに反映するため、手動入力の時間を削減できます。
- エラーの防止：自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確なデータ管理が可能になります。
- スピーディーな情報共有：Google Driveに自動保存されるため、チーム内での情報共有がスムーズになります。
■概要
「Tallyの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、Tallyフォームから収集したデータを自動的にGoogleドキュメントに反映し、Google Driveに整理して保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力や書類作成の手間を削減し効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyを活用して顧客や従業員からの情報を収集している業務担当者
- GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に利用している事務職の方
- データ入力や書類作成の手間を減らし、業務効率を向上させたい企業の方
- 業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者や管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：Tallyの回答を自動で書類化し、Googleドキュメントに反映するため、手動入力の時間を削減できます。
- エラーの防止：自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確なデータ管理が可能になります。
- スピーディーな情報共有：Google Driveに自動保存されるため、チーム内での情報共有がスムーズになります。
Zoho FormsのデータをGoogle Driveに連携する
Zoho Formsの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもGoogle Driveと連携して回答データの連携を実現できます。
■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
- GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
- データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
- 書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者
■このテンプレートを使うメリット
- データ入力の手間を削減：Zoho Formsからのデータが自動でGoogleドキュメントに反映されるため、手動入力の手間が省けます。
- ミスの防止：自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確な書類作成が可能になります。
- ファイル管理の効率化：Google Driveに自動保存されることで、書類の整理や共有が簡単に行えます。
■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
- GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
- データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
- 書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者
■このテンプレートを使うメリット
- データ入力の手間を削減：Zoho Formsからのデータが自動でGoogleドキュメントに反映されるため、手動入力の手間が省けます。
- ミスの防止：自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確な書類作成が可能になります。
- ファイル管理の効率化：Google Driveに自動保存されることで、書類の整理や共有が簡単に行えます。
Google Driveとフォームの連携フローを作ってみよう！
それでは、さっそく実際にGoogle Driveとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はYoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google Driveをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Yoomフォームのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomフォームで受け付けた情報を元に、手作業で書類を作成している担当者の方
- GoogleドキュメントとGoogle Driveを使い、定型的な書類作成業務を行っている方
- 申請書や申込書など、フォームを活用した業務フロー全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると書類発行から保存までを自動で実行するため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させるテンプレート書類を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を任意のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや、アップロードするファイル名を任意で設定してください。
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomフォームで受け付けた情報を元に、手作業で書類を作成している担当者の方
- GoogleドキュメントとGoogle Driveを使い、定型的な書類作成業務を行っている方
- 申請書や申込書など、フォームを活用した業務フロー全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると書類発行から保存までを自動で実行するため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させるテンプレート書類を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を任意のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや、アップロードするファイル名を任意で設定してください。
ステップ1：マイアプリを登録する
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携しましょう。
Yoomにログイン後、左メニューにあるマイアプリをクリックして、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveのマイアプリ登録
「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
「Google Drive」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です。
Googleドキュメントのマイアプリ登録
「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google ドキュメント」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
「Google ドキュメント」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomフォームで受け付けた情報を元に、手作業で書類を作成している担当者の方
- GoogleドキュメントとGoogle Driveを使い、定型的な書類作成業務を行っている方
- 申請書や申込書など、フォームを活用した業務フロー全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると書類発行から保存までを自動で実行するため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させるテンプレート書類を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を任意のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや、アップロードするファイル名を任意で設定してください。
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomフォームで受け付けた情報を元に、手作業で書類を作成している担当者の方
- GoogleドキュメントとGoogle Driveを使い、定型的な書類作成業務を行っている方
- 申請書や申込書など、フォームを活用した業務フロー全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると書類発行から保存までを自動で実行するため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力内容の間違いや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させるテンプレート書類を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した書類を任意のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際、元データとなるテンプレートファイルや、フォームの回答を反映させる項目を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや、アップロードするファイル名を任意で設定してください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
はじめにトリガー設定です。
「登録フォーム」をクリックしてください。まずはフォームを作成しましょう！
フォームを作成します。
フォーム名は「登録フォーム」の箇所です。
フォーム名は用途に合わせて、入力してください。
フォームの説明文を入力したい方は「フォームの説明文を追加」をクリックしてください。
質問を作成していきます。
太字部分が質問になります。
回答欄をプルダウンから選択してください。
長文ではない回答欄であれば、基本的には「テキスト」を選択するのがおすすめです。
質問を必須に指定したい場合は、必須ボタンをクリックしてください。
質問を追加したい場合は、以下から追加してください。
続いて、完了ページの設定です。
完了ページとは、フォーム回答後に出現する画面のことです。
デフォルトの完了見出しは「送信完了」になっています。
別の文言に設定したい場合は、入力してください。
例としては「お問合せありがとうございます！」などです。
完了メッセージも、設定したい文言を入力してください。
設定例としては「ご返信をお待ちください」などです。
アクセス権限を選択しましょう。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者はプルダウンから選択可能です。
今回はフローボットを作成したメンバーに設定しました。
次に進んで下さい。
次にフォームの表示確認と詳細設定です。
回答フォームの表示確認を行います。
まずは回答フォームをプレビューページから確認してみましょう。
先程設定した回答フォームがプレビューされます。
次に完了ページも確認してみましょう。
回答後に以下の完了画面が出現します。
回答フォーム、完了ページを確認して、問題なければ次に進みます。
修正したい場合は、前のページに戻り、文言を修正してください。
続いて、取得した値を入力します。
今回は、テスト用に回答用のサンプル値を入力してください。
本来であれば、回答後に取得した値が表示される想定です。
各項目を入力後に「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ4：書類を発行する
次に「書類を発行する」をクリックしてください。
書類の連携を行います。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
続いて、雛形書類の連携です。
ドキュメントのファイルIDは入力欄下部を確認して、入力してください。
次は発行書類です。
格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択してください。
ここで指定したフォルダに発行した書類を格納されます。
出力ファイル名は、設定例を参考に入力してください。
「名前」の部分は、取得した値から選択しましょう。
次に進んで下さい。
次に置換条件の設定です。
雛形書類はこちらの記事を参考に行っていきましょう。
置換対象の文字列（右）に合う項目を、置換後の文字列（左）に取得した値から入力していきます。
今回は例として{name}、{Phone number}、{Email}、{Address}の項目を入力します。
テストを行ってください。
テストに成功したら、ダウンロードをクリックします。
ダウンロードしたら書類を確認してください。
先程の取得した値が反映されているかチェックしましょう。
「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：ファイルをアップロードする
「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後、次にをクリックします。
続いて、API接続設定です。
格納先フォルダIDは候補から選択してください。
ここのファイル名は、Google Driveにアップロードする際のファイル名です。
取得した値から、発行した書類を選択します。
今回は、Googleドキュメントで書類を発行した時と同じファイル名にしました。
設定したいファイル名がある場合は、入力してください。
ファイルの添付方法は以下のように設定してください。
テストを行います。
テストが成功したら、以下画面が出てきます。
テスト成功画面を確認後、Google Driveにフォルダにアップロードされた書類を確認してみましょう。
Googleドキュメント発行した書類がアップロードされていればOKです！
「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：フローボットの自動化設定
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Google Driveを使った便利な自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Google Driveにスケジュールを登録したり、その他のツールデータをGoogle Driveに送信することも可能です。
このように、Google DriveのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Zoomでのミーティング後、レコーディングファイルを手動でダウンロードし、Google Driveへアップロードする作業に手間を感じていませんか。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
- 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
- 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。
■注意事項- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
新メンバーの受け入れ準備は多岐にわたり、各種アカウント発行や権限付与は手間がかかる作業ではないでしょうか？
特に手作業での権限設定は、漏れや間違いが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるだけで、関連するGoogle Driveのファイルやフォルダへの権限付与が自動的に完了し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとGoogle Driveでアカウント管理を行っている情報システム担当者の方
- 新メンバー加入時の権限付与作業に、毎回手間と時間を費やしているチームリーダーの方
- 手作業による権限付与のミスをなくし、セキュリティを担保したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に権限付与が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による権限の付与漏れや、誤ったユーザーへの権限設定といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、セキュリティの向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新規ユーザーの登録をフローボット起動のきっかけとします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、トリガーで取得したユーザー情報をもとに、特定のファイルやフォルダへのアクセス権を自動で付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveで権限を付与するアクションでは、付与する権限（閲覧者、編集者など）を、運用に合わせて任意で設定してください。
- 権限を付与したい対象のファイルIDまたはフォルダIDを任意で設定してください。
- 権限を付与するユーザーのメールアドレスには、トリガーであるGoogle Workspaceのアクションで取得したユーザーのメールアドレス情報を設定してください。
■注意事項
- Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
また、対応漏れやアップロード先の間違いなど、ヒューマンエラーが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納する一連の流れを自動化し、これらの課題を円滑に削減します。
- Zoomミーティングのレコーディングを、議事録やナレッジとしてチームで共有している方
- 手作業でのファイル管理に非効率を感じ、自動化による業務改善を検討している方
- 重要なレコーディングファイルの保存し忘れや、共有漏れなどのミスを未然に防ぎたい方
- Zoomミーティング終了後に自動でレコーディングが保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業で起こりうる保存し忘れやアップロード先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングのホストをメールアドレスで指定することが可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード時に、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ミーティング情報などをファイル名に含めることで、後の管理が容易になります。
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
新メンバーの受け入れ準備は多岐にわたり、各種アカウント発行や権限付与は手間がかかる作業ではないでしょうか？
特に手作業での権限設定は、漏れや間違いが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるだけで、関連するGoogle Driveのファイルやフォルダへの権限付与が自動的に完了し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとGoogle Driveでアカウント管理を行っている情報システム担当者の方
- 新メンバー加入時の権限付与作業に、毎回手間と時間を費やしているチームリーダーの方
- 手作業による権限付与のミスをなくし、セキュリティを担保したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に権限付与が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による権限の付与漏れや、誤ったユーザーへの権限設定といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、セキュリティの向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新規ユーザーの登録をフローボット起動のきっかけとします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、トリガーで取得したユーザー情報をもとに、特定のファイルやフォルダへのアクセス権を自動で付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveで権限を付与するアクションでは、付与する権限（閲覧者、編集者など）を、運用に合わせて任意で設定してください。
- 権限を付与したい対象のファイルIDまたはフォルダIDを任意で設定してください。
- 権限を付与するユーザーのメールアドレスには、トリガーであるGoogle Workspaceのアクションで取得したユーザーのメールアドレス情報を設定してください。
■注意事項
- Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
終わりに
今回紹介した自動化を導入することでフォームのデータを基にドキュメントを作成できたり、作成したドキュメントを自動でGoogle Driveに格納できるため、これらの一連のフローにかかる時間を短縮できるようになるはずです！
結果として、Google Driveへのアップロードミスも減り、素早いデータ共有も実現できそうですよね。
また、今回の連携のポイントはプログラミングの知識がなくても実現可能という点です！
Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。
アプリ連携初心者の方でも導入しやすいため、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
