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フォームから送信されたデータで資料を作成し、それをGoogle Driveで保管・共有する場合、まずはフォームのデータを確認して、それを手動で転記し書類にした後、さらにGoogle Driveにアップロード…というステップを踏む必要があります。
「これ、もう少し簡単にならないかな？」なんて思ったことはありませんか？
今回はこのようなお悩みを抱えている方のために、ノーコードツールYoomを活用した自動化の方法をご紹介します！
各ツールのフォームとGoogle Driveを連携することで、書類の作成から格納までが一気に自動化するため、業務効率の向上や時間の節約、業務負担の削減などが実現できるはずです。
業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
YoomにはGoogle Driveとフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをGoogle Driveに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにYoomとGoogle Driveの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Yoomフォームの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Googleサービスを使用していれば無料で幅広いデータ形式のフォームが作れるGoogleフォームもGoogle Driveと連携することができます。
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Typeformの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とGoogle Driveを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
■概要
「Typeformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、フォームの回答データを自動的に文書化し、クラウド上に整理する業務を効率化します。
このワークフローを利用することで、回答内容を基に自動で書類を生成しGoogle Driveに保存するプロセスがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Jotformの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Jotformの豊富なウィジェットで作成したフォームの回答データを余すことなく、Google Driveに連携することができます。
■概要
「Jotformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、Jotformで収集したデータを活用して自動的に書類を作成し、Google Driveに整理して保存します。
このプロセスにより手動での書類作成やファイル管理の手間が省け、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Tallyの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
シンプルなフォームのTallyもAPIを使うことで、Google Driveにデータを連携することができます。ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
■概要
「Tallyの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、Tallyフォームから収集したデータを自動的にGoogleドキュメントに反映し、Google Driveに整理して保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力や書類作成の手間を削減し効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho Formsの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもGoogle Driveと連携して回答データの連携を実現できます。
■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
それでは、さっそく実際にGoogle Driveとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はYoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携しましょう。
Yoomにログイン後、左メニューにあるマイアプリをクリックして、右の新規接続というボタンを押します。
「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
「Google Drive」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です。
「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google ドキュメント」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
「Google ドキュメント」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です。
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
■概要
フォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類を作成していませんか。情報の転記には時間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
はじめにトリガー設定です。
「登録フォーム」をクリックしてください。まずはフォームを作成しましょう！
フォームを作成します。
フォーム名は「登録フォーム」の箇所です。
フォーム名は用途に合わせて、入力してください。
フォームの説明文を入力したい方は「フォームの説明文を追加」をクリックしてください。
質問を作成していきます。
太字部分が質問になります。
回答欄をプルダウンから選択してください。
長文ではない回答欄であれば、基本的には「テキスト」を選択するのがおすすめです。
質問を必須に指定したい場合は、必須ボタンをクリックしてください。
質問を追加したい場合は、以下から追加してください。
続いて、完了ページの設定です。
完了ページとは、フォーム回答後に出現する画面のことです。
デフォルトの完了見出しは「送信完了」になっています。
別の文言に設定したい場合は、入力してください。
例としては「お問合せありがとうございます！」などです。
完了メッセージも、設定したい文言を入力してください。
設定例としては「ご返信をお待ちください」などです。
アクセス権限を選択しましょう。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者はプルダウンから選択可能です。
今回はフローボットを作成したメンバーに設定しました。
次に進んで下さい。
次にフォームの表示確認と詳細設定です。
回答フォームの表示確認を行います。
まずは回答フォームをプレビューページから確認してみましょう。
先程設定した回答フォームがプレビューされます。
次に完了ページも確認してみましょう。
回答後に以下の完了画面が出現します。
回答フォーム、完了ページを確認して、問題なければ次に進みます。
修正したい場合は、前のページに戻り、文言を修正してください。
続いて、取得した値を入力します。
今回は、テスト用に回答用のサンプル値を入力してください。
本来であれば、回答後に取得した値が表示される想定です。
各項目を入力後に「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「書類を発行する」をクリックしてください。
書類の連携を行います。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
続いて、雛形書類の連携です。
ドキュメントのファイルIDは入力欄下部を確認して、入力してください。
次は発行書類です。
格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択してください。
ここで指定したフォルダに発行した書類を格納されます。
出力ファイル名は、設定例を参考に入力してください。
「名前」の部分は、取得した値から選択しましょう。
次に進んで下さい。
次に置換条件の設定です。
雛形書類はこちらの記事を参考に行っていきましょう。
置換対象の文字列（右）に合う項目を、置換後の文字列（左）に取得した値から入力していきます。
今回は例として{name}、{Phone number}、{Email}、{Address}の項目を入力します。
テストを行ってください。
テストに成功したら、ダウンロードをクリックします。
ダウンロードしたら書類を確認してください。
先程の取得した値が反映されているかチェックしましょう。
「保存する」をクリックしてください。
「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後、次にをクリックします。
続いて、API接続設定です。
格納先フォルダIDは候補から選択してください。
ここのファイル名は、Google Driveにアップロードする際のファイル名です。
取得した値から、発行した書類を選択します。
今回は、Googleドキュメントで書類を発行した時と同じファイル名にしました。
設定したいファイル名がある場合は、入力してください。
ファイルの添付方法は以下のように設定してください。
テストを行います。
テストが成功したら、以下画面が出てきます。
テスト成功画面を確認後、Google Driveにフォルダにアップロードされた書類を確認してみましょう。
Googleドキュメント発行した書類がアップロードされていればOKです！
「保存する」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Google Driveにスケジュールを登録したり、その他のツールデータをGoogle Driveに送信することも可能です。
このように、Google DriveのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新メンバーの受け入れ準備は多岐にわたり、各種アカウント発行や権限付与は手間がかかる作業ではないでしょうか？
特に手作業での権限設定は、漏れや間違いが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるだけで、関連するGoogle Driveのファイルやフォルダへの権限付与が自動的に完了し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
■注意事項
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
今回紹介した自動化を導入することでフォームのデータを基にドキュメントを作成できたり、作成したドキュメントを自動でGoogle Driveに格納できるため、これらの一連のフローにかかる時間を短縮できるようになるはずです！
結果として、Google Driveへのアップロードミスも減り、素早いデータ共有も実現できそうですよね。
また、今回の連携のポイントはプログラミングの知識がなくても実現可能という点です！
Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。
アプリ連携初心者の方でも導入しやすいため、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
