フォームから送信されたデータで資料を作成し、それをGoogle Driveで保管・共有する場合、まずはフォームのデータを確認して、それを手動で転記し書類にした後、さらにGoogle Driveにアップロード…というステップを踏む必要があります。
「これ、もう少し簡単にならないかな？」なんて思ったことはありませんか？
今回はこのようなお悩みを抱えている方のために、ノーコードツールYoomを活用した自動化の方法をご紹介します！
各ツールのフォームとGoogle Driveを連携することで、書類の作成から格納までが一気に自動化するため、業務効率の向上や時間の節約、業務負担の削減などが実現できるはずです。
業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Driveとフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Yoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Yoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはフォーム入力から書類作成、保存までを自動化し、業務効率を向上させます。
フォームへの回答を基に、必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成されGoogle Driveに直ちに保存することで、手動でのファイル管理の手間を省きます。
このワークフローを活用することで、日常業務の効率化とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Yoomフォームを活用してデータ収集を行っている業務担当者の方
・Googleドキュメントでの書類作成を自動化したいと考えている方
・Google Driveへのファイル保存を効率化したいチームリーダーの方
・手動での書類作成や管理に時間を取られている事務担当者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて作業効率を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveとフォームを連携してできること
Google Driveと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをGoogle Driveに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにYoomとGoogle Driveの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
YoomフォームのデータをGoogle Driveに連携する
Yoomフォームの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
Yoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Yoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはフォーム入力から書類作成、保存までを自動化し、業務効率を向上させます。
フォームへの回答を基に、必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成されGoogle Driveに直ちに保存することで、手動でのファイル管理の手間を省きます。
このワークフローを活用することで、日常業務の効率化とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Yoomフォームを活用してデータ収集を行っている業務担当者の方
・Googleドキュメントでの書類作成を自動化したいと考えている方
・Google Driveへのファイル保存を効率化したいチームリーダーの方
・手動での書類作成や管理に時間を取られている事務担当者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて作業効率を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
GoogleフォームのデータをGoogle Driveに連携する
Googleフォームの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Googleサービスを使用していれば無料で幅広いデータ形式のフォームが作れるGoogleフォームもGoogle Driveと連携することができます。
Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TypeformのデータをGoogle Driveに連携する
Typeformの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とGoogle Driveを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
Typeformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
Typeformでアンケートや申し込みフォームを運用しているものの、その後の書類作成やGoogle Driveへのファイル保存を手作業で行っていませんか？
このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、その回答内容を反映した書類をGoogleドキュメントで自動的に発行し、指定のフォルダに保存までの一連の流れを自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成している方
・ファイル管理や共有をより効率的に行いたいと考えている方
・Typeformからの書類発行を自動化し、定型業務の効率化をしたい方
■注意事項
・Typeform、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
JotformのデータをGoogle Driveに連携する
Jotformの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Jotformの豊富なウィジェットで作成したフォームの回答データを余すことなく、Google Driveに連携することができます。
Jotformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Jotformの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、Jotformで収集したデータを活用して自動的に書類を作成し、Google Driveに整理して保存します。
このプロセスにより手動での書類作成やファイル管理の手間が省け、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで集めたデータを効率的に書類化したい方
・GoogleドキュメントとGoogle Driveを日常的に利用している方
・書類作成やファイル保存にかかる時間を削減したい事務担当者の方
・データ管理を自動化し、業務プロセスを最適化したいビジネスオーナーの方
・繰り返し行う書類作成業務を簡略化したい方
■注意事項
・Jotform、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
TallyのデータをGoogle Driveに連携する
Tallyの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
シンプルなフォームのTallyもAPIを使うことで、Google Driveにデータを連携することができます。ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
Tallyの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
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■概要
「Tallyの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、Tallyフォームから収集したデータを自動的にGoogleドキュメントに反映し、Google Driveに整理して保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力や書類作成の手間を削減し効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyを活用して顧客や従業員からの情報を収集している業務担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に利用している事務職の方
・データ入力や書類作成の手間を減らし、業務効率を向上させたい企業の方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者や管理職の方
■注意事項
・Tally、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho FormsのデータをGoogle Driveに連携する
Zoho Formsの回答データをGoogle Driveに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもGoogle Driveと連携して回答データの連携を実現できます。
Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
・データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
・書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者
■注意事項
・Zoho Forms、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
Google Driveとフォームの連携フローを作ってみよう！
それでは、さっそく実際にGoogle Driveとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はYoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google Driveをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Yoomフォームのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Yoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはフォーム入力から書類作成、保存までを自動化し、業務効率を向上させます。
フォームへの回答を基に、必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成されGoogle Driveに直ちに保存することで、手動でのファイル管理の手間を省きます。
このワークフローを活用することで、日常業務の効率化とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Yoomフォームを活用してデータ収集を行っている業務担当者の方
・Googleドキュメントでの書類作成を自動化したいと考えている方
・Google Driveへのファイル保存を効率化したいチームリーダーの方
・手動での書類作成や管理に時間を取られている事務担当者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて作業効率を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリを登録する
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携しましょう。
Yoomにログイン後、左メニューにあるマイアプリをクリックして、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveのマイアプリ登録
「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
「Google Drive」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です。
Googleドキュメントのマイアプリ登録
「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google ドキュメント」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう。
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
「Google ドキュメント」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
Yoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Yoomフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはフォーム入力から書類作成、保存までを自動化し、業務効率を向上させます。
フォームへの回答を基に、必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成されGoogle Driveに直ちに保存することで、手動でのファイル管理の手間を省きます。
このワークフローを活用することで、日常業務の効率化とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Yoomフォームを活用してデータ収集を行っている業務担当者の方
・Googleドキュメントでの書類作成を自動化したいと考えている方
・Google Driveへのファイル保存を効率化したいチームリーダーの方
・手動での書類作成や管理に時間を取られている事務担当者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて作業効率を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
はじめにトリガー設定です。
「登録フォーム」をクリックしてください。まずはフォームを作成しましょう！
フォームを作成します。
フォーム名は「登録フォーム」の箇所です。
フォーム名は用途に合わせて、入力してください。
フォームの説明文を入力したい方は「フォームの説明文を追加」をクリックしてください。
質問を作成していきます。
太字部分が質問になります。
回答欄をプルダウンから選択してください。
長文ではない回答欄であれば、基本的には「テキスト」を選択するのがおすすめです。
質問を必須に指定したい場合は、必須ボタンをクリックしてください。
質問を追加したい場合は、以下から追加してください。
続いて、完了ページの設定です。
完了ページとは、フォーム回答後に出現する画面のことです。
デフォルトの完了見出しは「送信完了」になっています。
別の文言に設定したい場合は、入力してください。
例としては「お問合せありがとうございます！」などです。
完了メッセージも、設定したい文言を入力してください。
設定例としては「ご返信をお待ちください」などです。
アクセス権限を選択しましょう。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者はプルダウンから選択可能です。
今回はフローボットを作成したメンバーに設定しました。
次に進んで下さい。
次にフォームの表示確認と詳細設定です。
回答フォームの表示確認を行います。
まずは回答フォームをプレビューページから確認してみましょう。
先程設定した回答フォームがプレビューされます。
次に完了ページも確認してみましょう。
回答後に以下の完了画面が出現します。
回答フォーム、完了ページを確認して、問題なければ次に進みます。
修正したい場合は、前のページに戻り、文言を修正してください。
続いて、取得した値を入力します。
今回は、テスト用に回答用のサンプル値を入力してください。
本来であれば、回答後に取得した値が表示される想定です。
各項目を入力後に「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ4：書類を発行する
次に「書類を発行する」をクリックしてください。
書類の連携を行います。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
続いて、雛形書類の連携です。
ドキュメントのファイルIDは入力欄下部を確認して、入力してください。
次は発行書類です。
格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択してください。
ここで指定したフォルダに発行した書類を格納されます。
出力ファイル名は、設定例を参考に入力してください。
「名前」の部分は、取得した値から選択しましょう。
次に進んで下さい。
次に置換条件の設定です。
雛形書類はこちらの記事を参考に行っていきましょう。
置換対象の文字列（右）に合う項目を、置換後の文字列（左）に取得した値から入力していきます。
今回は例として{name}、{Phone number}、{Email}、{Address}の項目を入力します。
テストを行ってください。
テストに成功したら、ダウンロードをクリックします。
ダウンロードしたら書類を確認してください。
先程の取得した値が反映されているかチェックしましょう。
「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：ファイルをアップロードする
「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後、次にをクリックします。
続いて、API接続設定です。
格納先フォルダIDは候補から選択してください。
ここのファイル名は、Google Driveにアップロードする際のファイル名です。
取得した値から、発行した書類を選択します。
今回は、Googleドキュメントで書類を発行した時と同じファイル名にしました。
設定したいファイル名がある場合は、入力してください。
ファイルの添付方法は以下のように設定してください。
テストを行います。
テストが成功したら、以下画面が出てきます。
テスト成功画面を確認後、Google Driveにフォルダにアップロードされた書類を確認してみましょう。
Googleドキュメント発行した書類がアップロードされていればOKです！
「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：フローボットの自動化設定
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Google Driveを使った便利な自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Google Driveにスケジュールを登録したり、その他のツールデータをGoogle Driveに送信することも可能です。
このように、Google DriveのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
試してみる
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、細かい事務作業を効率化してくれます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を担当している方
・新しいユーザーが登録されるたびに迅速にファイルアクセス権限を設定したい方
・Google Driveを利用してチーム内でファイル共有を行っている方
・ファイルのアクセス制御を効率化したいと考える方
・手動での権限設定に手間を感じている方
・一貫性のある権限管理を求めているシステム管理者やIT担当者
■注意事項
・Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
終わりに
今回紹介した自動化を導入することでフォームのデータを基にドキュメントを作成できたり、作成したドキュメントを自動でGoogle Driveに格納できるため、これらの一連のフローにかかる時間を短縮できるようになるはずです！
結果として、Google Driveへのアップロードミスも減り、素早いデータ共有も実現できそうですよね。
また、今回の連携のポイントはプログラミングの知識がなくても実現可能という点です！
Yoomなら簡単にこのようなアプリ連携が可能になります。
アプリ連携初心者の方でも導入しやすいため、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
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