Zoho Formsで回答が送信されたら、Adobe Acrobat Signで契約書を送信する

■概要

オンラインフォームで収集した情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送信する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。
特に、申込件数が多い場合には、担当者の負担が大きくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsでフォーム回答が送信されると、自動でAdobe Acrobat Signから契約書が送信されるため、一連のプロセスを効率化し、手作業による手間やミスを削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受け付けた申込情報を元に、手動で契約書を送付している営業担当者の方
• Adobe Acrobat Signでの契約書送信プロセスを自動化し、業務を効率化したい法務担当の方
• フォーム回答から契約締結までのリードタイムを短縮したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsへの回答後、自動で契約書が送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• フォームの回答内容を直接利用して契約書を送信するため、手作業による宛先や情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsとAdobe Acrobat SignをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでAdobe Acrobat Signを選択し、「電子サインを依頼（テンプレートを使用）」アクションを設定します。
   ここで、Zoho Formsから取得した回答者の情報（氏名、メールアドレスなど）を、契約書の宛先や署名者として設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Formsのトリガー設定では、どのフォームの送信を自動化のきっかけにするか、任意で設定してください。
• Adobe Acrobat Signのオペレーション設定では、使用する契約書のテンプレートや、Zoho Formsで取得したどの情報を契約書のどこに反映させるかなどを任意で設定してください。

■注意事項

• Zoho Forms、Adobe Acrobat SignのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708