■概要
Gmailで受け取る契約書などの添付ファイルを、都度手作業でAdobe Acrobat Signにアップロードしていませんか。
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れやファイル選択のミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルを自動でAdobe Acrobat Signにアップロードできます。
手作業による格納の課題を解消し、契約関連業務をスムーズに進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した契約書をAdobe Acrobat Signで管理している営業や法務担当者の方
- 添付ファイルの手動アップロード作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、選択ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに添付ファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業に費やしていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAdobe Acrobat SignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAdobe Acrobat Signの「書類ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルをアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
「要署名」や「契約書」など、業務に合わせたラベルを指定できます。 - Adobe Acrobat Signにファイルをアップロードする際、格納先のURLやアップロードするファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、Adobe Acrobat SignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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