■概要
Boxにアップロードした重要なファイルを、都度Adobe Acrobat Signへ手動で格納し直す作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの選択ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Boxの特定フォルダにアップロードされたファイルを、Adobe Acrobat Signに自動で格納します。
これにより、手作業の手間やミスをなくし、確実なファイル連携を実現できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとAdobe Acrobat Signの間で、契約書などのファイルを手動で移動している方
- ファイル管理のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている法務や営業担当者の方
- 電子契約に関連する一連の業務フローを自動化し、より効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでAdobe Acrobat Signに自動で格納されるため、手作業でのファイル移動にかかる時間を削減できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルのアップロード漏れや選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAdobe Acrobat SignをそれぞれYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、自動化の起点としたいフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでAdobe Acrobat Signの「書類ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Adobe Acrobat Signにファイルをアップロードする際、格納先（ベースURL）や、格納する際のファイル名を任意の値で設定することができます。
■注意事項
- Box、Adobe Acrobat SignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。
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