GMOサインで契約が完了したらTelegramに通知する

■概要

GMOサインで電子契約が完了するたびに、契約内容を確認し、関係部署や担当者へ手動で通知する作業は、手間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングを検知し、自動的にTelegramへ通知を送信することが可能です。重要な契約締結に関する情報を、迅速かつ確実にチームへ共有できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GMOサインでの契約完了報告を手作業で行い、効率化したいと考えている営業や法務担当者の方
• 契約締結後の後続業務を迅速に進めるため、リアルタイムで通知を受け取りたいチームリーダーの方
• Telegramを主要なコミュニケーションツールとしており、情報集約をしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 契約が完了するごとに手動で通知を作成・送信する手間がなくなるため、本来のコア業務に集中する時間を確保できます。
• システムが自動で通知するため、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GMOサインとTelegramをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定して、フローボットが起動するきっかけを作ります。
3. 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」アクションを設定し、書類情報を取得するための準備をします。
4. さらに、オペレーションでGMOサインの「封筒状態の取得」や「文書の取得」を設定し、完了した契約の書類情報や詳細を取得します。
5. 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を本文に含めて特定のチャットに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Telegramの「メッセージを送信」アクションでは、通知を送信するチャット（宛先）を任意に設定できます。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーや前のオペレーションで取得した契約名や相手先情報などの値を埋め込むことが可能です。

■注意事項

• GMOサイン、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
• GMOサインでの署名完了をトリガーにする際の注意点は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6169138