■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が完了したあと、顧客管理に利用している「SPIRAL」の情報を手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による更新では、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、GMOサイン上での契約締結をトリガーにして、SPIRALの顧客情報を自動で更新できるため、こうした契約関連業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとSPIRALを併用しており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約締結後のステータス更新を自動化し、後続業務を効率化したいと考えている方
- 顧客情報の更新漏れやミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインで署名が完了するとSPIRALの情報が自動で更新されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手動での情報更新作業が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを検索」アクションで更新対象を特定し、「レコードを更新」アクションで情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携や各アクションの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。
- SPIRALの各アクション設定では、情報の更新対象としたいアプリIDやデータベースIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GMOサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
