■概要
電子契約サービスGMOサインでの契約締結後、Notionで管理しているデータベースのステータス更新などを手作業で行っていませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで契約が完了したタイミングで、自動的にNotionの情報を更新できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとNotionを併用し、契約ステータスの手動更新に手間を感じている方
- 契約締結後の情報共有の遅れや、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 電子契約に関連する一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了をトリガーに、Notionのデータベースが自動で更新されるため、手作業での情報更新にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや関連情報の転記ミスを防ぎ、契約管理における情報の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを設定し、完了した契約の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を任意のデータベースに反映させます。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインをYoomと連携する際に、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。
- Notionのレコードを更新するアクションでは、更新対象のデータベースIDを指定し、GMOサインから取得した値をどのフィールドに反映させるかを任意で設定します。
■注意事項
- GMOサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。