Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

■概要

Gmailで受信した請求書や注文書などの添付ファイルを確認し、その内容をMicrosoft Teamsで共有する作業は、手間がかかるだけでなく確認漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFや画像をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をMicrosoft Teamsへ通知するため、手作業による情報共有プロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書などの確認、転記作業に手間を感じている経理担当者の方
• 添付ファイルの内容をMicrosoft Teamsで共有する作業を効率化したいと考えている方
• 手作業による書類の確認ミスや、情報共有の遅れをなくしたい業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの添付ファイルを自動でOCR処理しMicrosoft Teamsへ通知するため、これまで手作業で行っていた確認や転記にかかる時間を短縮します。
• 人の手による情報の転記ミスや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得した添付ファイルを読み取り対象として指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「請求書」や「注文書」など任意のラベルを作成し、特定のラベルが付与されたメールのみを対象とすることが可能です。
• OCR機能では、添付ファイル全体から文字を読み取るだけでなく、「会社名」や「金額」といった特定の項目を指定して情報を抽出できます。
• Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定できるほか、本文にOCRで取得した情報と固定のテキストを自由に組み合わせて設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。