Microsoft Teamsで特定の投稿がされたら、ChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信する

■概要

Microsoft Teamsでの重要な投稿を確認し、その都度メールを作成して送信する作業に手間を感じていませんか？特に承認や対応を依頼する定型的な連絡は、迅速さが求められる一方で、日々の業務を圧迫する要因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定の投稿をきっかけに、ChatGPTが状況に応じたメール文面を自動で作成し、担当者への送信依頼までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの投稿を基点に、手作業でメールを作成しているチームや担当者の方
• ChatGPTを活用して、状況に応じたメール文面の作成業務を効率化したいと考えている方
• 定型的な連絡業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿からメール文面の作成、担当者への依頼までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
• 手動でのメール作成時に起こりうる、宛先の間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「特定のチャネルに新しいメッセージが投稿されたら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿内容に含まれるキーワードなどに応じて処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、Microsoft Teamsの投稿内容を基に、承認・対応依頼メールの文章を生成するように設定します。
5. 最後に、オペレーションで手動起動の「担当者へ対応を依頼する」を設定し、生成されたメール文面を最終確認し、送信を承認するフローを構築します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDとチャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、どのような投稿内容を検知して処理を分岐させるか、キーワードなどの条件を任意で設定することが可能です。
• ChatGPTにどのようなメール文面を生成させるか、プロンプト（指示文）の内容を業務に合わせて自由にカスタムしてください。
• 最終的な担当者への依頼画面で表示されるメッセージや依頼内容は、運用に合わせて自由にカスタムが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）

https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。