OutlookでJPGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してMicrosoft Teamsで共有する

OutlookでJPGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してMicrosoft Teamsで共有する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
Outlook
を自動連携できます。
No items found.

■概要

日々の業務で受け取るJPG形式の請求書や申込書などを、その都度手作業でPDFに変換して共有する作業に時間を取られていませんか。手作業でのファイル変換や共有は、手間がかかるだけでなく、ファイルの見落としや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、JPGからPDFへの変換、そしてMicrosoft Teamsでの共有までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受け取ったJPGファイルを、都度手作業でPDFに変換している方
  • ファイルの変換や共有作業でのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
  • 定型的なファイル処理業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookでの受信から共有までが自動処理され、JPGをPDFに変換するといった手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるファイル変換ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務プロセスの信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
  2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに基づいた条件分岐を設定します。
  4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでJPGファイルを保存します。
  5. RPA機能(ブラウザ操作)を用いてオンラインツール上でファイルをPDFに変換し、データ変換機能でファイル名を整形します。
  6. 変換したファイルをOneDriveにアップロードし、AI機能で関連情報を抽出します。
  7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、PDFファイルと抽出した情報を合わせて通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や監視対象のフォルダを任意で設定してください。
  • JPGをPDFに変換するRPA機能(ブラウザ操作)では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、アップロード・ダウンロードなどの操作手順を自由に設定できます。
  • OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダや、ファイル名を自由にカスタマイズすることが可能です。
  • Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチャネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストや、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

  • Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  • ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
毎月の月末に自動的に起動し、あわせてTeamsで通知を行うフローボットです。このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。※例えば、毎月の請求書発行処理や、スプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。‍
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが送信されたら、そのメッセージ内容をSlackに通知します。Microsoft Teamsにアクセスしなくても自動的に別のチャットへ情報を共有することができます。
Microsoft Teamsで特定のチャネルに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する
Microsoft Teamsのチャネル投稿を自動でGoogle スプレッドシートに追加するフローです。転記作業を省き、入力ミスや漏れを防ぎ、集計・管理をスムーズにします。
Microsoft Teamsに投稿があったら、ChatGPTが返答する
Microsoft Teamsのチャネル投稿をトリガーにChatGPTが自動返信するフローです。問い合わせ対応の遅延や回答のばらつきを減らし、担当者が本来の業務に集中できます。
Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーを作成する
Microsoft Teamsのチャンネルに日付などのミーティング情報が投稿されたら、その情報からGoogleカレンダーを作成するフローです。Microsoft 365の一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)を持っていれば、GoogleカレンダーからTeamsの会議予定を作成することができます。Googleカレンダーの利用者がオンライン会議を行うときに、GoogleにはGoogle Meetがありますが、会社ごとのポリシーや相手方の都合などによってMicrosoft Teamsを使用するケースがあると思います。その際には、こちらのフローを使うとオンライン会議を開催するのに便利です。
Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、Backlogに課題を追加する
Microsoft Teamsに新しいメッセージが投稿されたら、Backlogにメッセージの内容から課題を追加するフローです。新着メッセージの内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Microsoft Teams
Microsoft Teams
を使ったテンプレート
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Microsoft Teams
YoomではMicrosoft TeamsのAPIをノーコードで活用することができます。TeamsとYoomを連携することで、Teamsへの通知を自動化したり、Teamsのカレンダーに自動的に予定を登録することが可能です。
詳しくみる
テンプレート
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる