OutlookでJPGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してMicrosoft Teamsで共有する
OutlookでJPGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してMicrosoft Teamsで共有する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
日々の業務で受け取るJPG形式の請求書や申込書などを、その都度手作業でPDFに変換して共有する作業に時間を取られていませんか。手作業でのファイル変換や共有は、手間がかかるだけでなく、ファイルの見落としや共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、JPGからPDFへの変換、そしてMicrosoft Teamsでの共有までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取ったJPGファイルを、都度手作業でPDFに変換している方
- ファイルの変換や共有作業でのミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 定型的なファイル処理業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの受信から共有までが自動処理され、JPGをPDFに変換するといった手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル変換ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務プロセスの信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに基づいた条件分岐を設定します。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでJPGファイルを保存します。
- RPA機能（ブラウザ操作）を用いてオンラインツール上でファイルをPDFに変換し、データ変換機能でファイル名を整形します。
- 変換したファイルをOneDriveにアップロードし、AI機能で関連情報を抽出します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、PDFファイルと抽出した情報を合わせて通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- JPGをPDFに変換するRPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、アップロード・ダウンロードなどの操作手順を自由に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダや、ファイル名を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチャネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストや、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・パーソナルプラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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