フォームで送付されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

■概要

フォームで送られてくる申込書や請求書などのファイルを確認し、内容を手動で転記する作業に手間を感じていませんか？一つひとつファイルを開いて内容を確認し、チャットツールに投稿する作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、ファイルが添付されたフォームを受け取るだけでOCRが自動で内容を読み取りMicrosoft Teamsに通知するため、書類の受付から内容の共有までを自動化して業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったファイルの確認や転記作業に多くの時間を費やしている方
• OCR機能とMicrosoft Teamsを活用し、書類関連の業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるデータの入力ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からOCRでの読み取り、Microsoft Teamsへの通知までを自動化するため、手作業でのファイル確認や転記にかかる時間を削減できます。
• 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、フォームトリガーの「ファイル送付フォーム」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキストを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーではファイルのアップロード欄以外にも、テキスト入力欄などの質問項目や回答形式を自由に設定可能です。
• OCR機能では読み取る書類の種類に合わせて、抽出したい項目（会社名・金額・日付など）を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャネルやメンション先・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、AppのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。