■概要
経費精算などでDropboxに領収書をアップロードした後その内容を確認して関係者に通知する作業は、件数が増えると大きな手間になりませんか？手作業では確認漏れや通知忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけでOCRによる内容の読み取りからTelegramへの通知までが自動で完結し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxを活用した経費精算プロセスに、手作業が多くて非効率を感じている方
- 領収書のOCR処理や関係者への通知を手作業で行い、ミスや漏れに悩んでいる方
- 経理やバックオフィス業務のDXを推進し、定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りとTelegramへの通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- DropboxとTelegramをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ファイルからテキストを抽出します。
- オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」を設定し、OCR機能で読み取ったテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、領収書が保存されるフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、領収書から読み取りたい項目（日付・金額・支払先など）を自由に設定可能です。
- Telegramへの通知オペレーションでは、送信先のチャットIDやメッセージ本文を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- Telegram、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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