■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、一枚一枚手作業で確認しMicrosoft Excelへ転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で添付ファイルがOCR処理され、抽出されたテキストデータがMicrosoft Excelに直接追加されます。
これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った添付書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 目視での確認や手入力による、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、定型業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルが添付・送信されると自動でOCR処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや項目の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、添付ファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで受け取った添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、氏名や会社名など、添付ファイルと合わせて受け取りたい情報の入力項目を任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、抽出したい項目や使用するAIのモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。文字数に応じてアクションを分岐させる設定も可能です。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、出力先のファイルやシート、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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