Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Bubbleに追加する

■概要

Outlookで受信した請求書や申込書などの添付ファイルを都度ダウンロードして内容を確認し、手作業でBubbleのデータベースに入力していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに添付されたファイルをOCRで自動的に読み取りBubbleへ登録するため、こうした一連の作業が自動化できて業務効率を改善できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る添付ファイルの内容を手作業で転記している方
• Bubbleをデータベースとして活用しており、データ入力の効率化を図りたいチームの方
• OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な実現方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけで添付ファイルがOCR処理されてデータがBubbleへ自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記作業が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとBubbleをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Bubbleの「Thingを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意の項目に登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、件名に特定のキーワードを含むメールを受信した際に起動するよう、キーワードを任意で設定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で設定し、必要な情報のみを抽出できます。
• Bubbleの「Thingを作成」アクションでは、前段のOCR機能で抽出した値をBubbleのどのフィールドに登録するかを自由に設定可能です。

■注意事項‍

• Outlook、BubbleのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。