OneDriveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、directに通知する

■概要

OneDriveに保存された請求書や申込書などのファイル、その都度内容を確認して関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での確認や転記は、時間もかかりミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル格納をトリガーに、OCR機能でファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をdirectへ即座に通知する一連の流れを自動化し、確認・連絡業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存した書類の内容確認と共有を手作業で行っている方
• 請求書や申込書などの情報をOCRで読み取り、業務に活用したいと考えている方
• directを活用して、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードからdirectへの通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認や転記の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとdirectをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件下でのみ後続の処理が実行されるようにします。
4. 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータ化します。
6. 最後に、directの「メッセージを投稿」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• directでメッセージを投稿するアクションでは、通知先となるトークIDを任意で設定してください。
• 通知メッセージの本文は、OCR機能で読み取った情報を変数として引用するだけでなく、「以下の内容で書類が届きました」などの固定テキストを自由に追加することが可能です。

■注意事項

• One Drive、directのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。