Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する

■概要

Microsoft Teamsで受信した請求書や注文書といった添付ファイルの内容を確認し、関係者に共有する作業を手間に感じていませんか。一つひとつファイルを開いて内容を転記する作業は時間がかかるだけでなく、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのファイル投稿をきっかけに、OCRがファイル内容を自動で読み取り、その結果をOutlookで指定の担当者へ通知することができ、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受信する添付ファイルの確認や転記作業を自動化したいと考えている方
• 請求書や注文書などの書類処理における、確認漏れや転記ミスなどのリスクを軽減したい方
• 日々の定型業務を効率化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsに投稿された添付ファイルのダウンロードから内容の読み取り、通知までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による添付ファイルの見落としや、ファイル内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのMicrosoft Teamsアカウント、OutlookアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、自動化を開始したいチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、メッセージにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」を設定し、Teamsに投稿されたファイルをダウンロードします。
5. オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで取得した情報を本文に含めたメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定することが可能です。
• メールの件名や本文には、OCR機能によって抽出したファイルの内容を変数として埋め込むことで、具体的な情報を通知に含めることができます。
• 通知メールの本文には、固定の挨拶文や署名などを自由に追加でき、業務に合わせたフォーマットでメールを送信できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。