Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する

■概要

Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを開き、内容を確認してCanvaでフォルダを作成する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その内容に基づいたフォルダをCanvaに作成できます。これにより、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る添付ファイルの整理や管理に課題を感じている方
• 添付ファイルの内容を手作業で確認し、Canvaへフォルダ作成を行っている方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookへのメール受信からCanvaでのフォルダ作成までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのフォルダ名入力時に起こりがちな、転記ミスや命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとCanvaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダIDを指定することで、指定フォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
• OCR機能では、画像やPDFファイルから読み取りたい項目（例：取引先名、請求番号など）を任意で設定できます。
• Canvaでフォルダを作成する際、保存先となる親フォルダのIDを任意で設定できます。また、フォルダ名は固定のテキストだけでなく、OCRで取得した情報を組み合わせて動的に命名することが可能です。

■注意事項

• Outlook、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。