Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、Canvaでフォルダアイテムを移動する

■概要

特定の指示メールをもとに、Canvaのデザインデータを手作業でフォルダ移動していませんか？こうした定型的な作業は手間がかかる上に、移動先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、Canva内のフォルダアイテムを自動で移動させます。Canva APIなどを活用した連携をノーコードで実現し、手作業によるデザイン管理の非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Canvaのデザイン整理を手作業で行っており、工数を削減したいと考えている方
• メールでの依頼をもとにCanvaの操作を行うことが多く、業務を自動化したい方
• Canva APIを活用した連携に関心があり、具体的な自動化事例を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーにCanvaの操作が自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 手動でのファイル移動によって発生していた、移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとCanvaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出」を設定してメール本文から必要な情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでCanvaを選択し、「デザインを検索」で移動対象のアイテムを特定します。
5. 最後に、Canvaの「フォルダアイテムの移動」アクションを設定し、指定のフォルダへ自動で移動させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能によるデータ抽出のオペレーションでは、メール本文や件名などから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Canvaのフォルダアイテムを移動するアクションでは、移動先のフォルダを固定値で指定したり、前段のAI機能で取得した値を埋め込んだりといったカスタムが可能です。

■注意事項

• Gmail、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。