Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する

■概要

Google Driveに保存した請求書や申込書などの画像・PDFファイルの内容を確認し、手作業でCanvaにプロジェクトフォルダを作成していませんか？この作業は件数が増えるほど時間がかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル追加をトリガーに、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その情報を基にCanvaへフォルダを自動作成できるため、一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとCanvaを連携させ、資料に基づいたデザイン制作の管理を効率化したい方
• Google Driveに保存した画像やPDFの内容を手動で確認し、Canvaのフォルダに反映している方
• OCRを活用して、紙媒体やPDFからのデータ抽出と整理業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルの内容確認からフォルダ作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるファイル内容の確認漏れや、フォルダ名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとCanvaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、ファイル内のどの部分のテキストを抽出するかを任意で指定できます。
• Canvaでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意で設定できます。また、フォルダ名は固定のテキストだけでなく、OCRで抽出した情報などを組み合わせて動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Google Drive、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924