Googleフォームが送信されたらCanvaのデザインダウンロードリンクを送信する

■概要

Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、Canvaで作成した資料やデザインを手動で送付する作業は、件数が増えるほど大きな手間となりませんか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Canvaで作成したデザインのダウンロードリンクが記載されたメールを自動で送信できます。
手作業による対応の手間や送信ミスを防ぎ、迅速かつ正確な情報提供を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとCanvaを使い、資料請求やイベント参加者への案内を手作業で行っている方
• デザインアセットの配布プロセスを自動化したい方
• ファイル送付などの定型業務にかかる時間を減らし、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答をきっかけに自動でメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での送付作業がなくなることで、宛先や添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Canva、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでCanvaの「デザインを検索」アクションを選択し、送付したいデザインを指定します。
4. 次に、Canvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」アクションと「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションを順に設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレス宛に取得したダウンロードリンクを記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「メールを送る」では、フォームの回答内容などのアウトプット情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Canva、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。