Googleフォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する

■概要

Googleフォームで受け付けた申込書や各種書類の管理に、手間を感じていませんか。特に、添付されたファイルの内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCRで自動的に読み取り、その内容をもとにCanvaへフォルダを自動作成するため、一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとCanvaを用いて、顧客や案件の情報を管理している方
• 添付されたPDFや画像ファイルの内容を手入力しており、作業を効率化したい方
• 手作業によるデータの転記ミスや、フォルダの作成漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からCanvaのフォルダ作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力やファイル管理の時間を短縮します。
• OCR機能がファイル内の文字情報を正確に読み取るため、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとCanvaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」アクションを設定し、抽出した情報を基にフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象のフォームIDを任意で設定できます。また、フォームの質問項目は自由に作成可能です。
• Google Driveでファイルをダウンロードするアクションでは、ファイルが保存されているフォルダのIDを任意で設定してください。
• OCR機能で文字を読み取るアクションでは、ファイル内のどの部分のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
• Canvaでフォルダを作成するアクションでは、作成先の親フォルダIDを任意で設定できます。また、フォルダ名は固定のテキストだけでなく、OCRで読み取った情報などを組み込んで動的に設定することも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133