■概要
採用活動における履歴書の確認やシステムへの情報入力は、重要な業務でありながらも時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に手作業でのデータ入力は、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受け取った履歴書をOCR機能で自動的に読み取り、SmartHRに従業員として登録するため、こうした課題を解消し、採用プロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとSmartHRを利用し、履歴書のデータ入力に手間を感じている人事担当者の方
- 手作業による情報登録での入力ミスをなくし、採用業務の正確性を高めたい方
- 採用プロセスのDX化を推進し、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで履歴書を受け取ると、自動で内容を読み取りSmartHRに登録するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業での転記が不要になることで、氏名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の品質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSmartHRをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合に後続の処理が実行されるよう条件を指定します。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで履歴書を取得し、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで必要な情報を抽出します。
- 最後に、SmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、抽出した情報を元に従業員データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させるメールの件名に含まれるキーワードや、対象とするメールフォルダは任意で指定できます。
- OCR機能で履歴書から情報を読み取る際に、氏名や住所、生年月日など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- SmartHRに従業員を登録するアクションで、対象となる事業所のIDを任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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